Vvmebel.com

Новости с мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как включить автозаполнение в excel

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

Использование маркера автозаполнения в Excel

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

  1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
  2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
  3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

Мгновенное заполнение в Excel

В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

  1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
  2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) [3].

Рис. 2 — Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия [3]:

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд [3].

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

45. Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.). Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё — Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1).

Читать еще:  Excel если если

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2).

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки, Заполнить, Заполнить только форматы,Заполнить только значения, Заполнить по дням, Заполнить по рабочим дням,Заполнить по месяцам, Заполнить по годам, Линейное приближение,Экспоненциальное приближение, Прогрессия — см.рис.3. Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню — те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма. Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

· Excel 2003, то переходите СервисПараметры-Вкладка «Списки«;

· Excel 2007МенюПараметры Excel-вкладка Основные-кнопочка «Изменить списки«;

· Excel 2010ФайлПараметры-вкладка Дополнительно-кнопочка «Изменить списки…«.

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК — ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4. НажимаемДобавить.

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек«. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

Умное автозаполнение вниз и вправо

До сих пор иногда с улыбкой вспоминаю один из своих первых выездных корпоративных тренингов лет 10 назад.

Представьте: огромный как футбольное поле опенспейс-офис российского представительства международной FMCG-компании. Шикарный дизайн, дорогая оргтехника, дресс-код, экспаты курлыкают по углам — вот это вот все 🙂 В одной из переговорок начинаю двухдневный тренинг продвинутого уровня по текущей тогда версии Excel 2003 для 15 ключевых сотрудников экономического департамента вместе с их руководителем. Знакомимся, расспрашиваю их о бизнес-задачах, проблемах, прошу показать несколько типовых рабочих файлов. Показывают километровой длины выгрузки из SAP, простыни отчетов, которые они по этому всему делают и т.д. Ну, дело знакомое — мысленно прикидываю темы и тайминг, подстраиваюсь под аудиторию. Краем глаза замечаю, как один из участников, демонстрируя кусочек своего отчета, терпеливо тянет ячейку с формулой вниз за черный крестик в правом нижнем углу на несколько тысяч строк, потом проскакивает с лету конец таблицы, тянет обратно и т.д. Не выдержав, прерываю его кёрлинг мышью по экрану и показываю двойной щелчок по черному крестику, объясняя про автозаполнение вниз до упора.

Вдруг понимаю, что в аудитории подозрительно тихо и все как-то странно на меня смотрят. Незаметно окидываю себя взглядом где могу — все ОК, руки-ноги на месте, ширинка застегнута. Мысленно отматываю назад свои последние слова в поисках какой-нибудь жуткой оговорки — не было ничего криминального, вроде бы. После этого главный в группе молча встает, жмет мне руку и с каменным лицом говорит: «Спасибо, Николай. На этом тренинг можно закончить.»

Ну, короче говоря, выяснилось, что никто из них не имел понятия про двойной щелчок по черному крестику и автозаполнение. Как-то исторически так сложилось, что некому им было показать такую простую но нужную штуку. Тянули всем отделом формулы вручную на тысячи строк, бедолаги. И тут я. Сцена маслом. Руководитель отдела потом очень просил название их компании никому не озвучивать 🙂

Читать еще:  Не пересчитываются формулы в excel

Несколько раз потом были похожие ситуации, но только с отдельными слушателями — большинство сейчас эту функцию, конечно, знает.

Вопрос в другом. После первой радости от освоения столь прекрасной функции большинство пользователей доходит до понимания того, что у автоматического копирования формул двойным щелчком по черному кресту (маркеру автозаполнения) есть при всех положительных моментах и отрицательные:

  • Копирование не всегда происходит до конца таблицы. Если таблица не монолитная, т.е. в соседних столбцах есть пустые ячейки, то не факт, что автозаполнение сработает до конца таблицы. Скорее всего процесс остановится на ближайшей пустой ячейке, не дойдя до конца. Если ниже по столбцу есть занятые чем-то ячейки, то автозаполнение остановится на них совершенно точно.
  • При копировании портится дизайн ячеек, т.к. по-умолчанию копируется не только формула, но еще и формат. Для исправления надо щелкать по кнопке параметров копирования и выбирать Только значения (Fill without format) .
  • Не существует быстрого способа также удобно протянуть формулу не вниз, а вправо, кроме как тянуть вручную. Двойной щелчок по черному крестику — это только вниз.

Давайте попробуем исправить эти недостатки с помощью простого макроса.

Нажмите сочетание клавиш левый Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Вставьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этих макросов:

  • умеют заполнять не только вниз (SmartFillDown), но и вправо (SmartFillRight)
  • не портят формат ниже- или справа стоящих ячеек — копируется только формула (значение)
  • игнорируют пустые соседние ячейки и копирование происходит именно до конца таблицы, а не до ближайшего разрыва в данных или первой занятой ячейки.

Для пущего удобства можно назначить этим макросам сочетания клавиш, используя кнопку Макросы — Параметры (Macros — Options) там же на вкладке Разработчик (Developer) . Теперь достаточно будет ввести нужную формулу или значение в первую ячейку столбца и нажать заданное сочетание клавиш, чтобы макрос автоматически заполнил весь столбец (или строку):

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек в excel. Работа в Excel может оказаться очень трудоемкой, если не использовать встроенные функции, которые существенно облегчают работу с таблицами. Многие операции приходится повторять по несколько раз, а это отнимает много времени и сил. Для автоматизации таких процессов разработчики внедрили в программу очень удобную функцию, которая называется Автозаполнение ячеек в Excel.

Автозаполнение ячеек в Excel

Мы с вами уже рассматривали вопрос о десятичных знаках с автоматическим вводом, а сегодня поговорим о автозаполнении ячеек в табличном редакторе Excel. Очень кстати интересная и полезная функция.

Возьмем и создадим для примера список данных в Excel по месяцам. Я вам наглядно покажу, как автоматизировать такой список, и на этом примере вы сможете создавать уже свои списки.

Пишем в ячейке А1 слово « Январь » (естественно без кавычек и можно с прописной буквы) и щелкаем мышкой по кнопке « Enter» (или галочка на панели инструментов в Excel).

Теперь поместите указатель мыши на правый нижний угол ячейки А1 , туда, где расположен маленький квадратик.

Указатель мыши должен измениться с белого креста на маленький черный крестик. Как только это произойдет, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку А12 . У вас получиться вот такая рамочка.

Как только вы отпустите кнопку мышки выделенные ячейки заполняться названиями месяцев.

Теперь попробуем создать список данных в Excel по дате.

Напишем в ячейке В1 дату – 12.01.2012 – и, установив указатель мыши на маркер заполнения , выделим диапазон ячеек В1:В12 .

Как пронумеровать строки в Excel

Если вы хотите просто пронумеровать строки в колонке, то напишите в ячейке цифру 1 , и выделите необходимый диапазон ячеек при помощи маркера заполнения и нажатой клавиши Ctrl (на клавиатуре). Нажимая клавишу Ctrl , вы даете команду увеличивать цифру на единицу.

Читать еще:  Открывается два файла excel

Таким же образом вы можете пронумеровать столбцы в Excel.

Как задать список нечетных или четных чисел

  • Для этого напишите в ячейке D3 число (допустим – 1 ), а в ячейке D4 – число – 3 .
  • Выделите ячейки D3 и D4 .
  • Потом установите указатель мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу).
  • Удерживая нажатой клавишу Ctrl , опускаем выделение до ячейки D12 .

  • В результате у вас появился список нечетных чисел.

Как создать свой список автозаполнения

Чтобы создать собственный список автозаполнения, необходимо сделать следующее:

  • Войдите в меню – Сервис – Параметры – Списки
    1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
    2. щелкните по кнопке – Добавить (Add) ;
    3. закройте окно кнопкой – ОК.
  • Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – кнопка Изменить списки…

    1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
    2. закройте окно кнопкой – ОК -.

Теперь вы можете при помощи автозаполнения ячеек ввести свой список.

Если у вас нет маркера автозаполнения (маленького черного квадратика в правом нижнем углу на рамке выделения), то:

Войдите в меню – СервисПараметры – перейдите на вкладку наверху – Параметры – и установите флажок на Перетаскивание ячеек .

Выберите на ленте – ФайлПараметрыДополнительно – и установите флажок на Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

Теперь, я думаю, вы легко справитесь с автозаполнением ячеек.

Видео по автозаполнению ячеек в Excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel использовать автоматическое завершение для автоматизации ввода данных

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.

В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector