Vvmebel.com

Новости с мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как группировать ячейки в excel

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

    Переходим во вкладку «Данные».

  • Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».
  • На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

    Группировка по строкам

    Выполним группировку данных по строкам.

      Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

    Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

    На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

    На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

    Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

    Группировка по столбцам

    Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

      Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

    Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

  • В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».
  • Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

    Создание вложенных групп

    В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

    После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

    Разгруппирование

    Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

      Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

  • В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».
  • Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

    Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

    Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

    На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

    Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

    На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

    Читать еще:  Как ответить на видеозвонок в скайпе

    Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

    Как сгруппировать данные в Excel

    Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

    Автоматическое создание структуры в Excel

    Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

    Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

    Ручное создание структуры

    Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

    1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
    2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

    1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

    1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

    1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

    Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

    При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

    Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

    Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

    Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

    Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

    Добавить комментарий Отменить ответ

    8 комментариев

    Добрый день!
    Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
    Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

    Здравствуйте, Кир.
    Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

    Добрый день!
    Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

    Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

    Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

    Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
    Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
    1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
    2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

    Спасибо.
    Научился группировать столбцы за 15 секунд.

    Как сгруппировать строки или колонки в Excel. Группировка данных

    Как сгруппировать строки или колонки в Excel. Группировка данных

    Иногда необходимо сгруппировать данные в таблице Excel. Во-первых, это создает удобство использования данных в таблицах, создаётся впечатление структурированности информации. Во-вторых, это просто красиво. Ведь особенно приятно получать такие четко структурированные прайсы. Сразу создается впечатление, что человек подошел к вопросу серьезно, позаботился о том, чтобы мне было удобно воспринимать информацию. Конечно, используя такой грамотный ход как группировка данных в таблицах Excel, у человека, предлагающего продажи, гораздо больше шансов быть услышанным своими клиентами.

    Читать еще:  Как считать промежуточные итоги в excel

    Итак, приступим. Нам понадобиться MS Excel практически любой версии. Я буду использовать MS Excel 2013.

    Открываем или создаем новую книгу Excel. Заполняем нашими данными. Затем выделяем нужные строки или столбцы. Находим в верхнем ряду вкладку Данные. Чуть ниже в поле Структура нажимаем Группировать.

    После того как нажали Группировать, у нас выскочит окошко, где мы должны задать то, что мы группируем — строки или столбцы.

    После того как мы определились что будем группировать, нам следует, ниже выделенных строк, ввести название группы. Я назвал просто — Название группы.

    Но что-то тут не так! Конечно название группы находиться в конце группы -это неправильно. Неизвестно почему такие настройки по умолчанию сделали разработчики Экселя.

    Чтобы такого не было, перед группировкой данных нужно изменить настройки группировки. Для этого, находясь во вкладке Данные, внизу справа поля Структура есть квадратик со стрелочкой — это и есть настройки группировки данных в таблице. Снимаем все галочки с Расположение итоговых данных

    Теперь, чтобы нам исправить эту группировку, нужно в поле Структура найти и нажать кнопку Разгруппировать. Нас опять спросят, что разгруппировать — строки или столбцы, и мы сделаем соответствующий выбор.

    И теперь уже с этими настройками опять сделаем группировку данных. Только теперь название группы будет у нас вверху.

    Наверно вы заметили слева цифры 1 и 2 – это уровни вложенности. Эти кнопочки служат для быстрого перехода между уровнями. Так как Excel поддерживает группировку данных внутри самой группы, конечно же это очень удобно!

    Тем, кто дочитал этот документ до конца, я напоминаю, что создание интернет-магазина — наша профессия. И если вам понадобится современный, функциональный интернет-магазин на 1С-Битрикс, то мы обязательно для вас его сделаем.

    Группируем строки в Excel

    Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.

    Excel, включая достаточно старые версии, снабжен таким инструментом, как группировка строк. Использовать его можно только в том случае, если таблица создана с соблюдением определенных правил. На что обратить внимание?

    Во-первых, при оформлении заголовков может возникнуть ситуация, когда название столбца выходит за пределы ячейки, и пользователь не замечает, что пропустил столбец, а это недопустимо.

    Во-вторых, в ячейки одной и той же графы могли быть внесены данные разных типов, например, текст и число, это также недопустимо.

    В-третьих, могли остаться полностью незаполненными столбец или строка, за этим тоже нужно следить.

    Если все вышеперечисленное учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее делать, начиная с разделов:

    • выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение название раздела и итоговую строку);
    • на вкладке Данные откройте список Группировать и выберите одноименную команду. В результате слева от таблицы появляется зона созданной структуры.

    Аналогично сгруппируйте строки второго и последующих разделов.

    Если щелкнуть по кнопке 1, то раздел свернется до названия и итоговой строки. Чтобы увидеть содержимое раздела, щелкните по кнопке 2.

    Далее можно группировать строки, которые образуют группы внутри разделов. При этом первую строку группы выделять не нужно (если строк всего две, то выделяйте только вторую). В структуре произойдут изменения: добавится третий уровень.

    Теперь можно щелкнуть по кнопке 2 и свернуть только группы (кнопкой 3 все можно будет развернуть).

    Если группа была сформирована неудачно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопке, соответствующей концу группы в структуре (это может быть +, если группа свернута, или , если видна вся структура) и по кнопке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы «Кладка кирпича».

    Если возникает необходимость отказаться от группировки вообще, то используйте команду Удалить структуру в списке команды Группировать. С удалением структуры не спешите, так как отменить это решительное действие будет невозможно.

    Применение группировки строк позволит вам экономить силы и время при просмотре таблиц, а также сделает их более читабельными для вашего руководства или клиентов.

    Группировка строк и столбцов в Excel

    Работать с большим количеством информации в Excel бывает сложно. Многочисленные строки сливаются при просмотре. Найти что-то в таком массиве практически нереально. Не говоря уж о том, чтобы редактировать таблицу или использовать данные из неё. Но можно объединить позиции, разбить их на отдельные списки или вовсе «спрятать». Разберитесь, как сделать группировку в Excel, чтобы структурировать или скрывать ряды. Они останутся в документе, но отображаться будут только тогда, когда вы на них нажмёте. Так вы сможете спокойно поработать с необходимыми ячейками, не отвлекаясь на не используемые характеристики.

    Читать еще:  Как увеличить количество строк в excel

    Как сгруппировать объекты?

    Вот как сгруппировать данные в Excel:

    1. Отметьте нужные ряды.
    2. Чтобы выделить множество позиций, находящихся рядом, кликните по первой и последней категории в диапазоне с зажатой клавишей Shift. Или «обведите» их курсором.
    3. Для охвата всей строки или колонки в Excel, нажмите на её номер или букву. Если вы собираетесь группировать ряд 23, выберите число «23» слева, если столбец F —символ «F» над таблицей.
    4. Несвязный диапазон (ячейки, которые располагаются далеко друг от друга) скомбинировать нельзя.
    5. После того как вы выбрали категории, откройте раздел «Данные» наверху окна.
    6. Найдите панель «Структура».
    7. Нажмите на маленькую чёрную стрелочку рядом с кнопкой «Группировать». Там будет нужная опция.
    8. Если вы выделили только строки или только столбцы, результат будет сразу.
    9. При работе с прямоугольной областью, программа спросит, к чему применять атрибут — к рядам или к колонкам. Можно сгруппировать и те и другие. Но данные позиции придётся объединять отдельно. Однако в группу попадёт не сам прямоугольник, а все ряды и столбики, входящие в него.

    По завершении этих манипуляций наверху или слева от рабочей области Excel появится линия с пиктограммой в виде минуса. Это графическое обозначение соединённых категорий. Луч «охватывает» данные объекты и показывает, где они находятся.

    Можно создавать сложные комбинации, вложенные друг в друга.

    1. Добавьте новую группу в уже существующую. Просто выделите любые строки или столбцы, которые уже находятся в ней, и нажмите «Группировать».
    2. Рядом с «главным» лучом появится другой — поменьше. Вверху слева от рабочей области отобразятся цифры. Это уровни. Первый обозначает родительскую структуру, второй — вложенную и так далее.
    3. Можно создать максимум восемь уровней.

    Как скрыть сгруппированные объекты?

    Вот как группировать в Excel и скрывать объекты:

    1. Объедините какие-нибудь строки.
    2. Слева от них появится луч с «минусом» в начале.
    3. Нажмите на иконку с минусом. Она превратится в плюс. И данные ряды свернутся.
    4. Чтобы развернуть их, опять кликните на начало луча.

    Есть ещё один способ.

    1. Если вы создали в Excel множественную группировку с большим количеством структур, в области слева вверху появятся числа.
    2. Допустим, у вас семь уровней групп. Кликните на цифру «3». Четвёртый, пятый, шестой и седьмой подуровни свернутся.
    3. Чтобы раскрыть список, кликните на его номер.
    4. Если вы нажмёте на цифру «1», скроются все объединённые позиции.

    Также это можно сделать на панели управления, на которой находится кнопка «Группировать»:

    1. Поставьте курсор-ячейку в какую-нибудь группу.
    2. Найдите в разделе «Структура» кнопки «Отобразить детали» и «Скрыть детали». Если вы кликните на первую, категория развернётся, если на вторую — свернётся.

    Как убрать группировку?

    Вот вы разобрались, как сгруппировать строки в Excel, и испробовали это на практике. Но как теперь убрать созданные комбинации, чтобы таблица выглядела нормально, и отображался весь текст? Просто следуйте инструкции.

    1. Выделите скомбинированные категории.
    2. На панели «Структура» нажмите «Разгруппировать».
    3. Если вы отметите только один ряд, он будет исключён из группы. А категория, в которой он находился, разделится надвое.
    4. Чтобы убрать сразу все комбинации, кликните «Удалить структуру». Они исчезнут из документа.

    Промежуточный итог

    Колонки можно группировать при помощи специальной функции Excel «Промежуточный итог». Она создаёт структуры и подсчитывает значения внутри их. Разберёмся на примере.

    1. Допустим, в таблице, в которой находятся данные по продажам костюмов, есть столбцы «Наименование товара», «Размер», «Количество на складе» и «Цена».
    2. Отсортируйте пункты в сетке по названию товара. Например, в строки 2–13 забейте информацию по категории «Серые пиджаки», в 14–27 — «Белые рубашки» и тому подобное.
    3. Выделите все столбики.
    4. В меню «Данные» на панели «Структура» нажмите «Промежуточный итог». Откроется окно с несколькими полями.
    5. Откройте выпадающий список «При каждом изменении в». Там будут все ваши категории. Выберите «Наименование товара». Так система объединит все строки с одинаковыми названиями. Если вы всё отсортировали, будут группы «Пиджаки», «Рубашки» и так далее.
    6. В разделе «Добавить итоги по» поставьте галочку в «На складе».
    7. В списке «Операция» выберите «Сумма».
    8. Нажмите «OK».
    9. Информация будет разделена на группу по категориям «Наименование». Под каждой структурой появится подсчёт: общее количество того или иного товара на складе.
    10. Если вы отметите в области «Добавить итоги по», к примеру, цену, Excel укажет отдельно стоимость пиджаков и рубашек.
    11. Так можно подсчитать количество каких-то позиций, среднее арифметическое, производное, смещённое отклонение и даже дисперсию. Все функции доступны в выпадающем списке «Операция».
    12. Чтобы избавиться от этих структур, в окне «Промежуточные итоги» нажмите «Убрать всё».

    В Excel можно группировать ряды и колонки, объединять их в различные категории, создавать вложенные списки. Также есть функция расчёта промежуточных итогов.

    А вы когда-нибудь пользовались этой опцией?

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector
    ×
    ×