Vvmebel.com

Новости с мира ПК
20 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Группировка в excel 2020

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

    Переходим во вкладку «Данные».

  • Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».
  • На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

    Группировка по строкам

    Выполним группировку данных по строкам.

      Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

    Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

    На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

    На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

    Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

    Группировка по столбцам

    Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

      Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

    Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

  • В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».
  • Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

    Создание вложенных групп

    В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

    После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

    Разгруппирование

    Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

      Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

  • В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».
  • Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

    Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Как настроить группировку строк в excel?

    Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

    Инструкция

    Открываем файл excel и приступаем к группировке:

    • Выделите нужные строки;
    • Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
    • Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

    • В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

    Ничего сложного, не так ли?
    Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

    Задаем название

    Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
    Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

    • Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
    • Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
    • В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.
    Читать еще:  Найти значение в диапазоне ячеек excel

    Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

    • В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

    Автоматическая структуризация

    Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

    Благодаря этому таблица не занимает много места.

    Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

    Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

    Как сортировать данные таблицы?

    Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

    Цветовое деление

    Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

    • Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
    • В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

    • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
    • В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
    • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

    Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

    Объединение значений

    Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

    В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

    Упрощаем большую таблицу

    Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

    • Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
    • Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
    • Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».
    • Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

    На этом всё, друзья.

    Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

    Группировка в сводной таблице Excel

    Часто возникает необходимость выполнить группировку в сводной таблице по заголовкам строки или столбца. Для численных значений Excel может сделать это автоматически (в том числе для дат и времени). Далее это продемонстрировано на примерах.

    Пример 1: Группировка в сводной таблице по дате

    Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая показывает данные продаж для каждого дня первого квартала 2016 года.

    Если нужно выполнить группировку данных о продажах по месяцам, то это можно сделать вот так:

    1. Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с датами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для дат.
    2. Выберите Месяцы (Month) и нажмите ОК. Данные таблицы будут сгруппированы по месяцам, как показано в сводной таблице ниже.
    Читать еще:  Абсолютное значение числа в excel

    Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону

    Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая группирует список из 150 детей по возрасту. Группы делятся по возрастам от 5 до 16 лет.

    Если нужно пойти еще дальше и объединить возрастные группы в категории 5-8 лет, 9-12 лет и 13-16 лет, то можно поступить вот так:

    1. Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с возрастами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для чисел.Excel автоматически заполнит поля Начиная с (Starting At) и По (Ending At) минимальным и максимальным значениями из наших исходных данных (в нашем примере это 5 и 16).
    2. Мы хотим объединить возрастные группы в категории по 4 года, следовательно, в поле С шагом (By) вводим значение 4. Жмём ОК.Таким образом возрастные группы будут объединены в категории начиная с 5-8 лет и далее с шагом по 4 года. В итоге получится вот такая таблица:

    Как разгруппировать сводную таблицу

    Чтобы разгруппировать значения в сводной таблице, нужно:

    • Кликнуть правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец, содержащий сгруппированные значения);
    • В появившемся меню нажать Разгруппировать (Ungroup).

    Распространённые ошибки при группировке в сводной таблице

    Ошибка при группировке в сводной таблице: Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection).

    Иногда при попытке выполнить группировку в сводной таблице оказывается, что команда Группировать (Group) в меню не активна, или появляется окно с сообщением об ошибке Выделенные объекты нельзя объединить в группу (Cannot group that selection). Это происходит чаще всего потому, что в столбце данных в исходной таблице содержатся нечисловые значения или ошибки. Чтобы исправить это, нужно вместо нечисловых значений вставить числа или даты.

    После этого кликните правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажмите Обновить (Refresh). Данные в сводной таблице будут обновлены, и теперь группировка строк или столбцов должна быть доступна.

    Группировка в excel 2020

    Есть исходные данные для построения диаграммы в обычном табличном виде:

    Необходимо выполнить сравнение данных по каждому кварталу – значений Центра (Москва) с накопительным итогом значений Филиалов (Филиал А, Филиал Б, Филиал В):

    Гистограмма с группировкой и гистограмма с накоплением вместе на одной диаграмме – возможно ли это?
    Казалось бы какие сложности? Однако, даже при использовании плоских диаграмм так просто нет возможности создать комбинированную диаграмму с этими двумя видами гистограмм, т.к. это немного противоречит смыслу гистограммы с накоплением – ведь данные одного ряда должны строиться с суммарным итогом.
    Для построения такой диаграммы необходимо подготовить особым образом исходную таблицу – разнести два сравниваемых ряда (Центр и Филиалы):

    Такое расположение исходных данных позволяет без труда получить нужный результат, построив лишь один тип диаграммы – гистограмма с накоплением:

    Оставьте комментарий!

    На сообщение “Гистограмма с группировкой и гистограмма с накоплением: могут ли быть вместе?” комментариев 29

    1. TeoDor :
      17.05.2014 (22:10)

    ещё раз убедился, что нужно хорошо понимать по каким данным какие диаграммы строятся

    Хороший и главное простой способ построения данной диаграммы

    Просто и элегантно. 😉 Спасибо.

    была необходимость строить подобный график, но не смог догадаться о таком простом варианте

    Супер. Мне помогло при построении диаграммы двух видов данных: Рынок (разбивка по видам продукта суммируются данные в одном столбике) — Компания (то же самое) и по годам. Спасибо огромное!

    Cпасибо, мне очень пригодилось!

    Да, присоединяюсь ко всем, кто выразил автору статьи свои благодарности!
    Реально когда требуется сделать такое, то натыкаешься, что это внутренним функционалом экселя не предусмотрено…
    Это Ваша идея или переводная статья с забугорных сайтов? В любом случае, спасибо за еще одно решение этой задачи (те решения, которые были мне известны чуть похуже)

    Пожалуйста, Excel-Ok! Решение находила сама, чтобы помочь слушателям одной нефтяной компании 🙂

    Увидев вашу статью, по-другому посмотрел на диаграммы. Теперь быстро строю подобные и не мучаюсь.

    Теперь в метро я провожу время с пользой — читая Ваши статьи. И время пролетает быстро и с пользой! А Диаграммы — это мой хлеб 🙂

    Вау! Какую нужную для меня вещь я откопала! 🙂

    Была такая задача — решить не смог. Оказывается, не смог догадаться.

    Интересный вариант, хотя сразу и не очевиден.

    Интересное решение, жаль, что узнал поздно

    а как сделать так чтобы столбцы первого квартала были без промежутка? (далее промежуток и 2 квартал и т д).

    Это боковой зазор — он между всеми столбцами ряда одинаковый

    Очень здорово! И ведь ничего сложного нет! Спасибо!

    Лучше один раз увидеть (прочесть), чем долго думать самой. Спасибо!

    Добрый день! Гистограмма что надо! При ее построении, столкнулась с проблемой: там где у вас кварталы, нет возможности объединения двух ячеек в одну. Подскажите, как вы объединили?

    Обратите внимание на расположение исходных данных!

    Читать еще:  Что такое маркер автозаполнения в excel

    Интересное сочетание несочетаемого. Сам не догадался

    И ведь не сразу догадаешься о таком простом решении. Воспользовалась и теперь счастлива!

    В новом офисе есть другое решение или нету?

    В новых офисах ничего подобного не появилось

    Оказывается, как легко можно построить, если продумать расположение исходных данных. Прекрасно!

    Группировка элементов сводной таблицы

    Одним из самых полезных свойств сводных таблиц является возможность объединения элементов в группы. Пользователь может сгруппировать элементы, вынесенные в области названий строк и столбцов. Excel предлагает два способа группировки элементов.

    Ручной. После создания сводной таблицы выделите элементы, подлежащие группировке, а затем выберите команду Работа со сводными таблицамиПараметрыГруппироватьГруппировка по выделенному. Также можете щелкнуть правой кнопкой и выбрать в контекстном меню пункт Группировать.

    Автоматический. Если элементы являются числами или датами, можете определить способ группировки в специальном диалоговом окне Группировка. Для этого выделите любой элемент в заголовках строк или столбцов и выберите команду Работа со сводными таблицамиПараметрыГруппироватьГруппировка по выделенному. Также можете щелкнуть правой кнопкой и выбрать в контекстном меню пункт Группировать. В любом случае будет открыто диалоговое окно Группировка.

    Пример ручной группировки

    На рисунке показана сводная таблица, созданная из списка сотрудников, находящегося в столбцах А:С. В этих столбцах содержатся поля заголовков Работник, Регион и Пол. Сводная таблица, содержащаяся в столбцах Е:Н, отображает список работников в каждом из регионов.

    Наша задача – создать две группы регионов: западный (города Москва, Калуга и Тверь) и восточный (города Казань, Тула и Пермь). Для создания первой группы, удерживая клавишу , выделите города Москва, Калуга и Тверь.

    После этого щелкните правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт Группировать. Ту же операцию повторите и для второй группы. На рисунке показаны результаты такой группировки.

    Можно создать любое количество групп, и даже объединить их в более общие группы.

    Просмотр сгруппированных данных

    Excel предлагает массу вариантов отображения сводных таблиц, и вы вольны экспериментировать с этими параметрами при использовании групп. Все команды форматирования содержатся в контекстной вкладке Работа со сводными таблицамиКонструктор. Для выбора этих параметров не существует никаких правил. Немного поэкспериментируйте и добейтесь подобающего внешнего вида сводной таблицы. В дополнение можете попробовать применить разные стили сводных таблиц, как с чередующимися столбцами и строками, так и без. Правильно выбранный стиль в большинстве случаев улучшает читабельность сводной таблицы.

    На рисунке показаны сводные таблицы, в которых используются различные параметры отображения промежуточных и общих итогов, а также стили.

    Примеры автоматической группировки

    Когда некоторое поле содержит числа, даты или время, Excel может автоматически создавать группы. Два примера, приведенные в настоящем разделе, демонстрируют автоматическую группировку.

    Группировка по дате

    На рисунке показана часть обычной таблицы, содержащей два поля: Дата и Продажи. Эта таблица содержит 730 строк и охватывает диапазон дат от 1 января 2009 года до 31 декабря 2010 года. Требуется обобщить данные о продажах по месяцам.

    На рисунке показана часть сводной таблицы, созданной на основе этих данных. Поле Дата находится в области Названия строк, а поле Продажи – в области Значения. Не удивительно, что сводная таблица выглядит точно так же, как и исходные данные, поскольку даты еще не были сгруппированы.

    Для группировки элементов по месяцам выделите любую дату и выберите команду Работа со сводными таблицамиПараметрыГруппироватьГруппировка по полю или щелкните правой кнопкой на поле и выберите в контекстном меню команду Группировать. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке.

    В поле с шагом выделите элементы Месяцы и Годы; при этом проверьте правильность начальной и конечной дат. Щелкните на кнопке ОК. Элементы Дата в сводной таблице будут сгруппированы по годам и месяцам, после чего таблица примет вид, показанный на рисунке.

    Примечание

    Если в диалоговом окне Группирование выбрать только элемент Месяцы, одинаковые месяцы разных лет будут объединены. К примеру, в строке Январь будут сведены данные о продажах за два января 2005 и 2006 года.

    На рисунке ниже показано еще одно представление тех же данных, однако в этом случае группировка выполнена по годам и кварталам.

    Группировка по времени

    На рисунке в столбцах А и В рабочего листа показаны данные, считанные с некоторого датчика на протяжении суток с интервалом в одну минуту. Всего данная таблица содержит 1440 строк. В сводной таблице эти данные обобщены по часам.

    Для создания сводной таблицы, показанной на рисунке, были использованы следующие настройки.

    • В области значений содержится три экземпляра поля Чтение. Использовано диалоговое окно Параметры поля значений для обобщения первого экземпляра поля по среднему, второго – по минимальному и третьего – по максимальному значению.
    • Поле Время помещено в область Названия строк; при этом в диалоговом окне Группирование выполнена группировка по часам.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector